Khi đặt in hóa đơn, nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu có nên đóng quyển hóa đơn hay chỉ in thành từng tờ rời. Trên thực tế, việc đóng quyển không chỉ giúp quản lý chứng từ dễ dàng hơn mà còn hạn chế thất lạc, tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.
Vậy trường hợp nào nên đóng quyển? Có những hình thức đóng quyển nào phổ biến? Hãy cùng Bao bì Tân Phát tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Đóng quyển hóa đơn là gì?
Đóng quyển hóa đơn là quá trình gia công sau in, trong đó các tờ hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự và liên kết thành từng cuốn bằng keo, ghim hoặc các phương pháp khác.
Thông thường, mỗi quyển sẽ có từ 50 đến 100 bộ hóa đơn (tùy theo nhu cầu của khách hàng), giúp việc sử dụng và lưu trữ trở nên thuận tiện hơn.
In hóa đơn có cần đóng quyển không?
Câu trả lời là Có, đặc biệt đối với các loại hóa đơn giấy, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng hoặc các biểu mẫu sử dụng thường xuyên.
Việc đóng quyển mang lại nhiều lợi ích như:
-
Quản lý hóa đơn khoa học.
-
Hạn chế thất lạc chứng từ.
-
Dễ dàng đánh số thứ tự.
-
Thuận tiện khi viết hoặc xé từng liên.
-
Tăng tính chuyên nghiệp khi giao dịch với khách hàng.
Đối với những doanh nghiệp sử dụng số lượng lớn hóa đơn mỗi ngày, đóng quyển gần như là lựa chọn bắt buộc.
Những trường hợp nên đóng quyển hóa đơn
Hóa đơn bán hàng
Đây là loại hóa đơn được sử dụng phổ biến tại cửa hàng, đại lý và doanh nghiệp thương mại.
Đóng quyển giúp:
-
Xé hóa đơn nhanh.
-
Không bị rời từng tờ.
-
Kiểm soát số lượng đã sử dụng.
Phiếu thu – Phiếu chi
Kế toán thường xuyên sử dụng phiếu thu và phiếu chi.
Việc đóng quyển giúp:
-
Lưu trữ dễ dàng.
-
Theo dõi số thứ tự liên tục.
-
Hạn chế thất lạc chứng từ.
>> Đặt in phiếu thu - phiếu chi tại đây
Phiếu xuất kho – Phiếu nhập kho
Kho hàng mỗi ngày phát sinh nhiều chứng từ.
Đóng quyển giúp:
-
Quản lý nhanh.
-
Dễ đối chiếu.
-
Thuận tiện khi kiểm kê.
Phiếu giao hàng
Nhân viên giao hàng có thể mang theo một quyển phiếu thay vì nhiều tờ rời.
Điều này giúp:
-
Gọn gàng.
-
Tiết kiệm thời gian.
-
Hạn chế thất lạc.
Lợi ích khi đóng quyển hóa đơn
Quản lý chứng từ hiệu quả
Các hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự liên tục, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu khi cần.
Hạn chế thất lạc
So với hóa đơn rời, hóa đơn đóng quyển ít bị rơi, mất hoặc nhầm lẫn.
Dễ đánh số nhảy
Các quyển hóa đơn thường được đánh số liên tục, hỗ trợ công tác quản lý và kiểm soát chứng từ.
Thuận tiện khi sử dụng
Chỉ cần viết và xé đúng số liên cần giao cho khách hàng, phần còn lại vẫn được giữ nguyên trong quyển.
Tăng tính chuyên nghiệp
Một quyển hóa đơn được thiết kế đẹp, đóng gáy chắc chắn sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.
Các hình thức đóng quyển hóa đơn phổ biến
Đóng keo gáy
Đây là phương pháp phổ biến nhất.
Ưu điểm:
-
Chi phí thấp.
-
Dễ xé từng tờ.
-
Thành phẩm gọn đẹp.
Đóng ghim
Sử dụng ghim kim loại cố định các tờ hóa đơn.
Phù hợp với:
-
Quyển mỏng.
-
Phiếu thu.
-
Phiếu chi.
Đóng keo kết hợp ghim
Đây là phương pháp giúp quyển hóa đơn chắc chắn hơn.
Ưu điểm:
-
Khó bung gáy.
-
Độ bền cao.
-
Thích hợp với quyển dày.
Nên đóng mỗi quyển bao nhiêu bộ hóa đơn?
Tùy nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
| Số bộ/quyển | Phù hợp với |
|---|---|
| 25 bộ | Cửa hàng nhỏ |
| 50 bộ | Shop bán lẻ |
| 100 bộ | Doanh nghiệp vừa |
| 200 bộ | Đại lý, kho hàng, nhà phân phối |
Bao bì Tân Phát sẽ tư vấn số lượng phù hợp để đảm bảo thuận tiện trong quá trình sử dụng.
Lưu ý khi đặt in và đóng quyển hóa đơn
Để có thành phẩm chất lượng, doanh nghiệp nên:
-
Chọn giấy Carbonless chất lượng cao. (Đặt in hóa đơn Carbonless tại đây)
-
Thiết kế bố cục rõ ràng.
-
Đánh số nhảy chính xác.
-
Chọn phương pháp đóng quyển phù hợp.
-
Kiểm tra kỹ nội dung trước khi in hàng loạt.
Bao bì Tân Phát – Nhận in và đóng quyển hóa đơn theo yêu cầu
Bao bì Tân Phát chuyên thiết kế, in và gia công các loại hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và sổ biểu mẫu theo yêu cầu.
Chúng tôi cung cấp:
-
In hóa đơn 1 liên, 2 liên, 3 liên và nhiều liên.
-
Giấy Carbonless chất lượng cao.
-
Đóng keo, đóng ghim, đóng quyển theo yêu cầu.
-
Đánh số nhảy tự động.
-
Thiết kế miễn phí theo nhận diện thương hiệu.
-
Giá cạnh tranh, giao hàng đúng hẹn.
Liên hệ Bao bì Tân Phát để được tư vấn quy cách và báo giá phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
