Chính sách đặt hàng và đổi trả | Bao bì Tân Phát

CHÍNH SÁCH ĐẶT HÀNG VÀ ĐỔI TRẢ

Chính sách này quy định quy trình đặt hàng, xác nhận sản xuất, thay đổi đơn hàng, khiếu nại, in lại, đổi trả và hoàn tiền tại Xưởng In và Sản xuất Bao bì Tân Phát.

I. PHẠM VI ÁP DỤNG

Chính sách áp dụng đối với khách hàng đặt sản phẩm, dịch vụ qua:

- Website: baobitanphat.vn.

- Hotline, Zalo, email hoặc các kênh trực tuyến chính thức của Tân Phát.

- Đặt hàng trực tiếp tại văn phòng hoặc nhà xưởng.

- Báo giá, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng được ký kết với Tân Phát.

Các sản phẩm chủ yếu gồm túi giấy, hộp giấy, hộp carton, tem nhãn, biểu mẫu văn phòng, ấn phẩm quảng cáo và các sản phẩm bao bì được thiết kế, in ấn, gia công theo yêu cầu riêng của từng khách hàng.

II. ĐẶC THÙ CỦA SẢN PHẨM IN THEO YÊU CẦU

Phần lớn sản phẩm của Tân Phát được sản xuất theo thông tin riêng của khách hàng như kích thước, số lượng, chất liệu, nội dung, logo, màu sắc, kiểu dáng và phương pháp gia công.

Do sản phẩm mang nội dung riêng và khó sử dụng lại cho khách hàng khác, Tân Phát không áp dụng đổi trả đối với sản phẩm đạt đúng nội dung đã duyệt, đúng thông số đã xác nhận nhưng khách hàng thay đổi nhu cầu, không còn sử dụng hoặc hủy chương trình, sự kiện.

Quy định này không loại trừ trách nhiệm của Tân Phát đối với sản phẩm bị lỗi, sai nội dung, sai quy cách hoặc không phù hợp với thỏa thuận đã xác nhận.

II. QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG

Bước 1 – Tiếp nhận yêu cầu

Khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết, bao gồm:

- Loại sản phẩm cần in.

- Kích thước thành phẩm.

- Số lượng.

- Chất liệu.

- Nội dung và file thiết kế.

- Màu sắc hoặc mẫu màu tham chiếu.

- Phương pháp gia công.

- Thời gian và địa điểm nhận hàng.

- Yêu cầu xuất hóa đơn và các yêu cầu đặc biệt khác.

Bước 2 – Báo giá

Tân Phát gửi báo giá dựa trên thông tin khách hàng đã cung cấp. Báo giá cần thể hiện các nội dung chính như quy cách, chất liệu, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế, chi phí vận chuyển, chi phí thiết kế, chi phí làm mẫu và thời gian dự kiến hoàn thành.

Báo giá có hiệu lực theo thời hạn được ghi trên báo giá. Nếu báo giá không ghi thời hạn, thời gian áp dụng mặc định là 07 ngày làm việc kể từ ngày phát hành.

Bước 3 – Xác nhận đơn hàng

Đơn hàng được coi là chính thức khi:

- Hai bên đã xác nhận đầy đủ quy cách sản phẩm, giá bán và thời gian thực hiện;

- Khách hàng đã duyệt file thiết kế hoặc mẫu sản phẩm theo quy định;

- Tân Phát đã nhận được khoản tạm ứng hoặc đặt cọc theo thỏa thuận.

Việc xác nhận có thể được thực hiện bằng hợp đồng, báo giá có xác nhận, phiếu đặt hàng, email, tin nhắn Zalo hoặc hình thức điện tử có thể lưu trữ và đối chiếu.

Bước 4 – Sản xuất và giao hàng

Tân Phát tiến hành sản xuất theo nội dung đã được hai bên xác nhận, kiểm tra chất lượng và giao hàng theo thời gian, địa điểm thỏa thuận.

IV. ĐẶT CỌC VÀ THANH TOÁN

Mức tạm ứng hoặc đặt cọc được ghi rõ trên từng báo giá hoặc hợp đồng; thông thường là 50% giá trị đơn hàng.

Đối với đơn hàng cần mua nguyên liệu riêng, làm khuôn, làm bản in, thuê gia công hoặc có quy cách đặc biệt, mức tạm ứng có thể cao hơn và sẽ được thông báo trước.

Phần giá trị còn lại được thanh toán trước khi giao hàng hoặc theo tiến độ ghi trong hợp đồng. Chính sách công nợ chỉ áp dụng khi có thỏa thuận bằng văn bản.

Giá trị thanh toán cuối cùng có thể được điều chỉnh nếu khách hàng thay đổi số lượng, chất liệu, kích thước, nội dung, phương pháp gia công hoặc yêu cầu giao hàng so với xác nhận ban đầu.

V. QUY ĐỊNH VỀ FILE THIẾT KẾ VÀ DUYỆT MẪU

Khách hàng có trách nhiệm kiểm tra kỹ trước khi duyệt:

- Tên doanh nghiệp, tên sản phẩm và thông tin liên hệ.

- Nội dung, chính tả, số điện thoại, địa chỉ và thông số sản phẩm.

- Logo, hình ảnh, mã màu và bố cục.

-  Mã QR, mã vạch, đường dẫn và dữ liệu được mã hóa.

- Kích thước, đường bế, vị trí gấp, vị trí dán và phương pháp gia công.

- Thứ tự trang hoặc thứ tự nội dung đối với ấn phẩm nhiều trang.

Tân Phát kiểm tra khả năng kỹ thuật của file để phục vụ in ấn nhưng không mặc nhiên chịu trách nhiệm biên tập, sửa chính tả hoặc xác minh tính chính xác của nội dung nếu hai bên không có thỏa thuận riêng.

Khách hàng chịu trách nhiệm về quyền sử dụng đối với logo, nhãn hiệu, hình ảnh và nội dung đã cung cấp. Tân Phát có quyền từ chối sản xuất nội dung có dấu hiệu vi phạm pháp luật, quyền sở hữu trí tuệ hoặc thuần phong mỹ tục.

File được khách hàng xác nhận là căn cứ chính thức để sản xuất. Nếu Tân Phát chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào sau khi khách hàng duyệt, file chỉnh sửa phải được gửi lại để khách hàng xác nhận trước khi sản xuất.

VI. MÀU SẮC VÀ MẪU IN

Màu sắc hiển thị trên điện thoại, máy tính hoặc bản thiết kế điện tử có thể khác với sản phẩm in thực tế do màn hình sử dụng ánh sáng nền, chế độ màu và độ hiệu chỉnh khác nhau.

Đối với đơn hàng yêu cầu màu sắc nghiêm ngặt, khách hàng nên yêu cầu:

- In mẫu vật lý.

- Duyệt mẫu màu.

- Cung cấp mã màu Pantone hoặc mẫu sản phẩm tham chiếu.

- Ký xác nhận mẫu trước khi sản xuất hàng loạt.

Chi phí và thời gian làm mẫu được thông báo trước. Mẫu vật lý đã được hai bên xác nhận là căn cứ ưu tiên để đánh giá màu sắc và chất lượng thành phẩm.

Nếu khách hàng không yêu cầu mẫu vật lý, sản phẩm được đánh giá dựa trên file đã duyệt, thông số kỹ thuật đã xác nhận và đặc tính thông thường của vật liệu, công nghệ in.

VII. SAI SỐ KỸ THUẬT

Trong sản xuất in và gia công bao bì có thể phát sinh sai số về màu sắc, kích thước, vị trí bế, gấp, dán, ép kim, cán màng, đóng ghim hoặc số lượng thành phẩm.

Mức sai số cụ thể phải được ghi tại báo giá, phiếu xác nhận kỹ thuật hoặc hợp đồng của từng đơn hàng. Tân Phát không mặc nhiên coi mọi sai lệch là sai số được chấp nhận nếu mức sai số đó chưa được thông báo hoặc làm ảnh hưởng đáng kể đến công năng sử dụng của sản phẩm.

Những khác biệt nhỏ chỉ được xem là đặc tính kỹ thuật, không phải lỗi sản phẩm khi đồng thời đáp ứng các điều kiện:

- Nằm trong mức sai số đã được hai bên xác nhận;

- Không làm sai nội dung chính;

- Không ảnh hưởng đáng kể đến hình thức và công năng sử dụng;

- Phù hợp với mẫu hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật đã duyệt.

Việc giao thừa hoặc thiếu số lượng chỉ được áp dụng khi đã được ghi rõ trong báo giá hoặc xác nhận đơn hàng.

VIII. THỜI GIAN SẢN XUẤT

Thời gian sản xuất được tính từ thời điểm Tân Phát đã nhận đủ:

- Khoản tạm ứng theo thỏa thuận;

- File thiết kế được duyệt;

- Thông tin quy cách, vật liệu và phương pháp gia công;

- Mẫu màu hoặc mẫu vật lý nếu đơn hàng có yêu cầu.

Thời gian sản xuất không bao gồm thời gian khách hàng chậm phản hồi, thay đổi nội dung, thay đổi quy cách hoặc bổ sung yêu cầu.

Nếu đơn hàng phải sử dụng đúng một ngày cố định để phục vụ khai trương, hội nghị hoặc sự kiện, khách hàng cần thông báo trước và yêu cầu ghi ngày giao hàng bắt buộc vào xác nhận đơn hàng.

Khi có nguy cơ chậm tiến độ, Tân Phát sẽ chủ động thông báo nguyên nhân và phương án xử lý cho khách hàng.

IX. THAY ĐỔI HOẶC HỦY ĐƠN HÀNG

Khách hàng được đề nghị thay đổi hoặc hủy đơn hàng trước khi Tân Phát bắt đầu mua nguyên liệu riêng, làm khuôn, xuất bản in hoặc sản xuất.

Nếu đã phát sinh chi phí, khách hàng thanh toán phần chi phí thực tế, hợp lý và có thể đối chiếu như thiết kế, làm mẫu, mua nguyên liệu, làm khuôn, làm bản in, gia công hoặc phần sản phẩm đã hoàn thành. Phần tiền còn dư, nếu có, được hoàn lại sau khi hai bên đối soát.

Sau khi đã sản xuất, việc thay đổi nội dung hoặc quy cách được xem là một đơn hàng mới. Tân Phát sẽ thông báo chi phí và tiến độ mới trước khi thực hiện.

Nếu Tân Phát không thể tiếp tục thực hiện đơn hàng do lỗi của mình, Tân Phát hoàn lại khoản tiền tương ứng với phần công việc chưa thực hiện và phối hợp giải quyết các quyền lợi liên quan theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

X. KIỂM TRA KHI NHẬN HÀNG

Khi nhận hàng, khách hàng nên kiểm tra:

- Tình trạng bên ngoài của kiện hàng.

- Tên và loại sản phẩm.

- Số lượng kiện hoặc số lượng có thể kiểm đếm ngay.

- Dấu hiệu móp, rách, ướt hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Nếu phát hiện kiện hàng hư hỏng rõ ràng, khách hàng nên chụp ảnh, quay video, lập biên bản với đơn vị vận chuyển và thông báo ngay cho Tân Phát.

Việc khách hàng ký nhận mà không ghi nhận lỗi bên ngoài có thể gây khó khăn cho việc yêu cầu đơn vị vận chuyển bồi thường, nhưng không làm mất quyền phản ánh đối với lỗi sản xuất hoặc lỗi ẩn chỉ phát hiện được sau khi mở hàng.

XI. TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC KHIẾU NẠI, IN LẠI, ĐỔI TRẢ HOẶC HOÀN TIỀN

Tân Phát tiếp nhận giải quyết khi:

- Giao sai loại sản phẩm so với đơn hàng đã xác nhận.

- In sai nội dung so với file khách hàng đã duyệt do lỗi của Tân Phát.

- Sai chất liệu, kích thước hoặc phương pháp gia công ngoài mức sai số đã thỏa thuận.

- Sản phẩm bị lem mực, bong tróc, hở keo, sai đường bế hoặc lỗi gia công làm ảnh hưởng đáng kể đến hình thức hay công năng sử dụng.

- Màu sắc sai đáng kể so với mẫu vật lý hoặc mẫu màu đã được hai bên xác nhận.

- Thiếu số lượng ngoài mức dung sai đã thỏa thuận.

- Hàng hóa bị hư hỏng do đóng gói không bảo đảm hoặc do quá trình vận chuyển thuộc trách nhiệm tổ chức của Tân Phát.

Chất lượng sản phẩm không đáp ứng thông số kỹ thuật được ghi trong báo giá, hợp đồng hoặc phiếu xác nhận đơn hàng.

XII. TRƯỜNG HỢP KHÔNG ÁP DỤNG ĐỔI TRẢ

Tân Phát không áp dụng đổi trả khi:

- Khách hàng thay đổi nhu cầu sau khi sản phẩm đã được sản xuất đúng xác nhận.

- Chương trình, sự kiện hoặc kế hoạch kinh doanh của khách hàng bị thay đổi hoặc hủy bỏ.

- Nội dung sai đã có trong file do khách hàng cung cấp và khách hàng đã duyệt.

- Khách hàng cung cấp sai kích thước, thông tin, mã QR, mã vạch hoặc dữ liệu.

- Khách hàng yêu cầu thay đổi nội dung sau khi sản xuất.

- Sai lệch nằm trong mức dung sai kỹ thuật đã được thông báo và xác nhận.

- Màu trên bản in khác màn hình nhưng sản phẩm phù hợp với mẫu màu hoặc thông số đã duyệt.

- Sản phẩm bị hỏng do bảo quản không đúng cách, bị ẩm, ngấm nước, tiếp xúc nhiệt độ cao, hóa chất hoặc xếp hàng quá tải.

- Sản phẩm đã bị khách hàng hoặc đơn vị khác sửa chữa, gia công hoặc thay đổi sau khi nhận.

- Hàng hóa bị hư hỏng do đơn vị vận chuyển do khách hàng tự chỉ định sau khi Tân Phát đã bàn giao nguyên vẹn; trong trường hợp này, Tân Phát vẫn hỗ trợ cung cấp chứng từ để khách hàng làm việc với đơn vị vận chuyển.

Các trường hợp loại trừ trên không được hiểu là hạn chế quyền bắt buộc của khách hàng theo quy định pháp luật.

XIII. THỜI HẠN VÀ CÁCH GỬI KHIẾU NẠI

Để thuận tiện cho việc xác minh, khách hàng nên thông báo:

- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hàng đối với lỗi có thể nhận biết bằng kiểm tra thông thường;

- Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận hàng đối với lỗi sản xuất chỉ phát hiện khi mở kiện hoặc đưa vào kiểm tra.

Đây là thời hạn khuyến nghị nhằm bảo đảm chứng cứ và không làm mất các quyền khiếu nại bắt buộc khác theo pháp luật.

Khách hàng gửi các thông tin sau:

- Mã đơn hàng hoặc số hợp đồng.

- Phiếu giao hàng hoặc chứng từ mua hàng.

- Mô tả cụ thể lỗi.

- Số lượng sản phẩm bị ảnh hưởng.

- Hình ảnh hoặc video thể hiện lỗi.

- Hình ảnh bao bì vận chuyển nếu hàng bị hư hỏng khi giao.

- Phương án khách hàng đề nghị.

- Khách hàng vui lòng bảo quản sản phẩm, bao bì và không tiếp tục sử dụng hoặc gia công phần hàng bị lỗi trong thời gian chờ xác minh.

XIV. THỜI GIAN XỬ LÝ KHIẾU NẠI

Tân Phát xác nhận đã tiếp nhận khiếu nại trong vòng 01 ngày làm việc.

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin, Tân Phát sẽ thông báo kết quả kiểm tra ban đầu và phương án xử lý dự kiến.

Các trường hợp cần kiểm tra mẫu, kiểm đếm toàn bộ lô hàng hoặc làm việc với đơn vị vận chuyển có thể cần từ 07 đến 15 ngày làm việc. Tân Phát sẽ thông báo tiến độ cụ thể cho khách hàng.

XV. PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT

Tùy theo tính chất, mức độ và số lượng sản phẩm bị lỗi, hai bên có thể thống nhất một trong các phương án:

- Sửa chữa hoặc gia công lại sản phẩm.

- In lại hoặc thay thế phần sản phẩm bị lỗi.

- Giao bổ sung phần số lượng còn thiếu.

- Giảm giá tương ứng nếu khách hàng đồng ý tiếp tục sử dụng.

- Hoàn tiền cho phần sản phẩm bị lỗi.

- Hoàn tiền toàn bộ đơn hàng nếu lỗi nghiêm trọng làm toàn bộ sản phẩm không thể sử dụng và không thể khắc phục hoặc sản xuất lại trong thời gian hợp lý.

- Nếu lỗi được xác nhận thuộc trách nhiệm của Tân Phát, Tân Phát chịu chi phí hợp lý cho việc thu hồi, sản xuất lại và giao lại sản phẩm.

Khách hàng không tự gửi hàng hoàn trả theo hình thức thu hộ tiền hoặc chuyển hàng về xưởng khi chưa có xác nhận và hướng dẫn tiếp nhận từ Tân Phát.

XVI. ĐIỀU KIỆN HOÀN TRẢ SẢN PHẨM

Đối với sản phẩm cần thu hồi để kiểm tra, khách hàng cần:

- Giữ nguyên hiện trạng của phần hàng bị lỗi;

- Không sử dụng, gia công hoặc chuyển giao cho bên thứ ba, ngoại trừ số lượng cần thiết để kiểm tra;

- Đóng gói phù hợp để tránh phát sinh thêm hư hỏng;

- Gửi đúng số lượng được Tân Phát xác nhận cần thu hồi.

Tân Phát có thể cử nhân viên kiểm tra tại địa điểm của khách hàng hoặc đề nghị khách hàng gửi mẫu lỗi trước khi yêu cầu thu hồi toàn bộ lô hàng.

XVII. HOÀN TIỀN

Sau khi hai bên thống nhất phương án hoàn tiền và hoàn tất việc kiểm tra hoặc nhận lại sản phẩm cần thu hồi, Tân Phát thực hiện hoàn tiền trong vòng từ 05 đến 07 ngày làm việc.

Tiền được hoàn bằng chuyển khoản hoặc theo phương thức thanh toán phù hợp mà hai bên thống nhất. Thời gian ngân hàng xử lý giao dịch không tính vào thời hạn trên.

Nếu đơn hàng đã xuất hóa đơn, hai bên phối hợp lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

XVIII. TRƯỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNG

Các sự kiện bất khả kháng có thể bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, chiến tranh, mất điện diện rộng, sự cố hạ tầng, lệnh của cơ quan nhà nước hoặc sự kiện khách quan khác không thể dự đoán và khắc phục hợp lý.

Bên bị ảnh hưởng phải thông báo cho bên còn lại trong thời gian sớm nhất. Hai bên sẽ thống nhất điều chỉnh thời gian thực hiện, thay đổi phương án sản xuất hoặc chấm dứt phần nghĩa vụ không thể tiếp tục thực hiện.

XIX. HIỆU LỰC VÀ ƯU TIÊN ÁP DỤNG

Chính sách này là một phần của điều kiện giao dịch tại Tân Phát.

Nếu báo giá, phiếu xác nhận đơn hàng hoặc hợp đồng có quy định cụ thể hơn thì áp dụng nội dung tại văn bản đó. Mọi thỏa thuận không được hiểu là loại trừ hoặc hạn chế những quyền bắt buộc của khách hàng theo pháp luật.

Tân Phát có thể cập nhật chính sách để phù hợp với hoạt động sản xuất và quy định pháp luật. Chính sách áp dụng cho từng đơn hàng là phiên bản được công bố hoặc gửi cho khách hàng tại thời điểm xác nhận đơn hàng.

XX. THÔNG TIN LIÊN HỆ

Tên pháp nhân/hộ kinh doanh: CÔNG TY TNHH IN VÀ BAO BÌ TÂN PHÁT

Tên thương hiệu: Xưởng In và Sản xuất Bao bì Tân Phát

Địa chỉ: Km13, QL1A đường Ngọc Hồi, Ngũ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội

Hotline/Zalo: 09811166

Email: baobigiaytanphat@gmail.com

Website: baobitanphat.vn