In hóa đơn theo yêu cầu giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn khổ giấy, số liên, chất liệu, nội dung và quy cách đóng quyển phù hợp với nhu cầu sử dụng. Đặc biệt, các mẫu hóa đơn 1 liên, 2 liên, 3 liên bằng giấy carbonless thường được thiết kế riêng theo từng ngành nghề.
Vậy quy trình in hóa đơn theo yêu cầu gồm những bước nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.
>> Đặt in hóa đơn theo yêu cầu nhanh chóng, giá rẻ
In hóa đơn theo yêu cầu là gì?
In hóa đơn theo yêu cầu là hình thức sản xuất mẫu hóa đơn hoặc biểu mẫu bán hàng dựa trên thông tin và quy cách riêng của từng khách hàng.
Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh:
- Kích thước hóa đơn
- Số liên
- Loại giấy
- Màu sắc
- Nội dung
- Logo
- Số thứ tự
- Quy cách đóng quyển
- Số lượng cần in
Với hóa đơn nhiều liên, giấy carbonless (NCR) thường được sử dụng để nội dung từ liên trên có thể truyền xuống các liên phía dưới mà không cần dùng giấy than rời.
Quy trình in hóa đơn theo yêu cầu
Bước 1: Tiếp nhận thông tin
Trước tiên, đơn vị in cần nắm được nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Một số thông tin cần xác định gồm:
- Loại hóa đơn hoặc biểu mẫu cần in.
- Kích thước mong muốn.
- Số liên.
- Số lượng quyển.
- Nội dung cần thể hiện.
- Có cần đánh số sẵn hay không.
- Có yêu cầu in logo hay không.
- Quy cách đóng quyển.
Việc xác định rõ ngay từ đầu giúp quá trình tư vấn và báo giá chính xác hơn.
Bước 2: Tư vấn khổ giấy và số liên
Tùy vào lượng thông tin trên hóa đơn, có thể lựa chọn kích thước phù hợp.
Nếu mẫu có ít nội dung, khổ nhỏ giúp tiết kiệm giấy và thuận tiện mang theo.
Nếu hóa đơn có nhiều cột hàng hóa, thông tin khách hàng hoặc phần ghi chú, nên sử dụng khổ rộng hơn để dễ viết.
Đồng thời, khách hàng cần xác định:
1 liên → 2 liên → 3 liên
Số liên nên dựa trên số bản cần giao, lưu hoặc chuyển cho các bộ phận liên quan.
Bước 3: Lựa chọn chất liệu giấy
Đối với hóa đơn nhiều liên, giấy carbonless là lựa chọn phổ biến.
Các liên có thể sử dụng màu khác nhau để dễ phân biệt, chẳng hạn:
- Liên 1: trắng
- Liên 2: hồng
- Liên 3: vàng
Màu giấy có thể thay đổi tùy theo thiết kế và nhu cầu thực tế.
Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn
Sau khi thống nhất quy cách, mẫu hóa đơn sẽ được thiết kế.
Một mẫu thông thường có thể bao gồm:
- Logo và tên doanh nghiệp
- Địa chỉ, số điện thoại
- Thông tin khách hàng
- Ngày lập
- Số hóa đơn
- Bảng hàng hóa/dịch vụ
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Tổng cộng
- Chữ ký hoặc xác nhận
Nếu doanh nghiệp đã có mẫu thiết kế sẵn, có thể cung cấp file để đơn vị in kiểm tra và xử lý trước khi sản xuất.
Bước 5: Duyệt mẫu
Đây là bước rất quan trọng trước khi in số lượng lớn.
Khách hàng nên kiểm tra:
- Tên doanh nghiệp
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Logo
- Nội dung
- Chính tả
- Kích thước
- Vị trí các ô
- Số liên
- Màu sắc
- Vị trí đánh số
Sau khi xác nhận mẫu chính xác mới tiến hành sản xuất.
Bước 6: Tiến hành in
Tùy số lượng và thiết kế, đơn vị in lựa chọn công nghệ phù hợp.
Các phương pháp có thể được sử dụng gồm in Offset, in Flexo hoặc in kỹ thuật số.
Việc lựa chọn công nghệ phụ thuộc vào số lượng, yêu cầu chất lượng, loại giấy và mức độ tùy chỉnh của đơn hàng.
Bước 7: Đánh số hóa đơn
Nếu khách hàng yêu cầu đánh số sẵn, đơn vị in sẽ thực hiện theo dãy số đã thống nhất.
>> Đặt in hóa đơn 3 liên tại đây
>> Đặt in hóa đơn 2 liên tại đây
Ví dụ:
- Quyển 1: 000001 – 000050
- Quyển 2: 000051 – 000100
- Quyển 3: 000101 – 000150
Đối với hóa đơn nhiều liên, các liên trong cùng một bộ cần được kiểm tra để đảm bảo số tương ứng chính xác.
Bước 8: Đóng quyển
Sau khi in, các tờ được sắp xếp thành từng bộ và đóng thành quyển theo yêu cầu.
Một quyển có thể được thiết kế:
50 bộ × 2 liên = 100 tờ
hoặc
50 bộ × 3 liên = 150 tờ
Tùy từng loại sản phẩm, có thể lựa chọn đóng ghim, keo gáy hoặc quy cách phù hợp khác.
Bước 9: Kiểm tra thành phẩm
Trước khi giao hàng, thành phẩm cần được kiểm tra về:
- Số lượng
- Kích thước
- Màu sắc
- Chất lượng in
- Thứ tự các liên
- Dãy số
- Độ rõ của nội dung
- Quy cách đóng quyển
Việc kiểm tra giúp hạn chế sai sót và đảm bảo hóa đơn đáp ứng đúng yêu cầu ban đầu.
Thời gian in hóa đơn theo yêu cầu mất bao lâu?
Thời gian sản xuất phụ thuộc vào:
- Số lượng cần in.
- Số liên.
- Kích thước.
- Công nghệ in.
- Có đánh số hay không.
- Quy cách gia công.
- Mức độ phức tạp của thiết kế.
Những đơn hàng số lượng lớn hoặc có yêu cầu đánh số, đóng quyển đặc biệt thường cần thêm thời gian xử lý.
Do đó, khách hàng nên cung cấp đầy đủ thông tin ngay khi yêu cầu báo giá để đơn vị in xác định thời gian sản xuất phù hợp.
Kinh nghiệm khi đặt in hóa đơn
Xác định rõ số liên
Không nên chọn số liên chỉ dựa trên giá. Hãy xác định doanh nghiệp thực tế cần bao nhiêu bản cho một giao dịch.
Chọn giấy phù hợp
Nếu cần viết một lần và sao chép sang các liên sau, nên cân nhắc giấy carbonless.
Kiểm tra kỹ file thiết kế
Đặc biệt chú ý tên doanh nghiệp, số điện thoại, địa chỉ, logo và các thông tin quan trọng.
Xác định dãy số trước khi in
Nếu có nhu cầu đánh số, cần thống nhất số bắt đầu – số kết thúc – số lượng mỗi quyển.
Đặt số lượng phù hợp
Đặt số lượng quá ít có thể khiến đơn giá cao hơn; ngược lại, đặt quá nhiều có thể gây tồn kho nếu nhu cầu sử dụng không ổn định.
In hóa đơn theo yêu cầu tại Tân Phát
Bao bì Tân Phát nhận in hóa đơn 1 liên, 2 liên, 3 liên và các loại biểu mẫu theo yêu cầu.
Khách hàng có thể tùy chỉnh:
- Kích thước
- Số liên
- Giấy carbonless
- Màu giấy
- Nội dung
- Logo
- Dãy số
- Quy cách đóng quyển
Tân Phát hỗ trợ tư vấn quy cách dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, giúp khách hàng lựa chọn phương án phù hợp về chất lượng và chi phí.
Hotline: 098.111.6166 – 0913.131.929
Website: baobitanphat.vn
Địa chỉ: KM13 Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội
Quy trình in hóa đơn theo yêu cầu gồm nhiều bước từ tiếp nhận thông tin, tư vấn quy cách, thiết kế, duyệt mẫu, in, đánh số, đóng quyển đến kiểm tra thành phẩm.
Để có mẫu hóa đơn đẹp, dễ sử dụng và hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên xác định trước khổ giấy, số liên, chất liệu, nội dung, số lượng và yêu cầu đánh số trước khi đặt in.
