Khi thiết kế hoặc đặt in hóa đơn, việc xác định đầy đủ các thông tin cần thể hiện giúp mẫu hóa đơn rõ ràng, dễ sử dụng và thuận tiện cho việc quản lý. Tuy nhiên, cần phân biệt hóa đơn điện tử dùng cho mục đích thuế với các loại phiếu/hóa đơn bán hàng in sẵn theo quyển; từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi nhiều quy định về hóa đơn, chứng từ.
>> Đặt in hóa đơn theo yêu cầu tại xưởng in Tân Phát
In hóa đơn thường có những thông tin gì?
Tùy loại hóa đơn và mục đích sử dụng, nội dung có thể khác nhau. Một mẫu hóa đơn bán hàng thông dụng thường có các nhóm thông tin sau:
1. Tên hóa đơn
Tên loại chứng từ cần được thể hiện rõ, chẳng hạn:
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Hoặc tên mẫu phù hợp với mục đích sử dụng.
2. Thông tin người bán
Thông thường gồm:
- Tên doanh nghiệp/cửa hàng
- Địa chỉ
- Mã số thuế nếu thuộc trường hợp áp dụng
- Số điện thoại
- Logo hoặc thông tin thương hiệu
Đây là nhóm thông tin quan trọng giúp xác định đơn vị phát hành chứng từ.
3. Thông tin người mua
Có thể bao gồm:
- Tên khách hàng
- Tên đơn vị
- Địa chỉ
- Mã số thuế
- Số điện thoại
Với các mẫu hóa đơn bán hàng thông thường, nội dung cụ thể nên được thiết kế theo nhu cầu sử dụng thực tế.
4. Số hóa đơn
Số hóa đơn giúp nhận diện và quản lý từng chứng từ.
Ví dụ:
Số: 000125
Nếu đặt in hóa đơn đánh số sẵn, cần kiểm tra kỹ số bắt đầu, số kết thúc và dãy số trước khi sản xuất.
5. Ngày lập hóa đơn
Mẫu hóa đơn thường có vị trí để ghi:
Ngày ...... tháng ...... năm ......
Đây là thông tin cần được bố trí dễ nhìn và thuận tiện khi sử dụng.
6. Thông tin hàng hóa, dịch vụ
Đây thường là phần chiếm diện tích lớn nhất trên hóa đơn.
Có thể thiết kế các cột:
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|
Tùy ngành nghề, doanh nghiệp có thể thêm hoặc điều chỉnh các cột cho phù hợp.
7. Tổng tiền
Cuối bảng nên có khu vực thể hiện:
- Tổng tiền hàng
- Thuế hoặc các khoản liên quan nếu áp dụng
- Tổng thanh toán
- Số tiền bằng chữ
Với hóa đơn điện tử, nội dung cụ thể phải tuân theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Bộ Tài chính hiện đã có các quy định hướng dẫn mới liên quan đến nội dung hóa đơn.
8. Chữ ký
Tùy loại chứng từ, mẫu in có thể bố trí khu vực:
Người mua hàng | Người bán hàng
Việc thể hiện chữ ký, chức danh hoặc hình thức xác nhận cần căn cứ vào loại hóa đơn/chứng từ cụ thể.
Hóa đơn 2 liên cần những thông tin gì?
Với hóa đơn 2 liên bằng giấy carbonless, bố cục có thể được thiết kế tương tự một mẫu hóa đơn thông thường.
>> Xem chi tiết về in hóa đơn 2 liên tại Xưởng in Tân Phát
Ví dụ:
Phần đầu:
- Logo
- Tên cửa hàng/doanh nghiệp
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Số hóa đơn
- Ngày lập
Phần nội dung:
- Thông tin khách hàng
- Danh sách hàng hóa/dịch vụ
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Phần cuối:
- Tổng cộng
- Số tiền bằng chữ
- Chữ ký/xác nhận
Hai liên trong cùng một bộ nên được thiết kế đồng bộ để thuận tiện sử dụng và đối chiếu.
Có nên in logo trên hóa đơn?
Có, nếu đây là mẫu hóa đơn/phiếu bán hàng in sẵn phục vụ hoạt động kinh doanh.
Logo giúp:
- Tăng nhận diện thương hiệu.
- Làm mẫu hóa đơn chuyên nghiệp hơn.
- Giúp khách hàng dễ nhận biết đơn vị bán hàng.
- Đồng bộ với các ấn phẩm khác của doanh nghiệp.
Logo thường được đặt ở phần đầu hóa đơn, kết hợp với tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ.
Những thông tin nào nên đưa vào hóa đơn để dễ sử dụng?
Khi thiết kế in hóa đơn theo yêu cầu, không nên đưa quá nhiều thông tin khiến mẫu bị rối.
Nên ưu tiên:
Thông tin doanh nghiệp → thông tin khách hàng → hàng hóa/dịch vụ → tổng tiền → xác nhận.
Các trường thông tin nên được bố trí theo thứ tự hợp lý, đủ khoảng trống để nhân viên dễ viết hoặc điền.
Lưu ý khi thiết kế nội dung hóa đơn
- Không để quá nhiều chữ
- Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng, tránh làm bảng hàng hóa bị chật.
- Chừa đủ khoảng trống
- Đặc biệt với hóa đơn viết tay, các ô thông tin cần đủ rộng để ghi nội dung.
- Kiểm tra chính tả
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin quan trọng cần được kiểm tra kỹ trước khi in.
- Kiểm tra số hóa đơn
- Nếu sử dụng đánh số sẵn, cần kiểm tra dãy số trước khi in số lượng lớn.
- Chọn khổ giấy phù hợp
- Nếu có nhiều thông tin hàng hóa, nên sử dụng khổ rộng hơn thay vì cố đưa tất cả nội dung vào mẫu quá nhỏ.
Hóa đơn điện tử có giống hóa đơn in sẵn không?
Không hoàn toàn.
Hiện nay, quy định về hóa đơn điện tử được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật về hóa đơn, chứng từ; Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, cùng các hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang cần thiết kế mẫu hóa đơn điện tử để sử dụng hợp pháp, nên đối chiếu quy định hiện hành thay vì áp dụng máy móc bố cục của hóa đơn giấy in sẵn.
Kinh nghiệm đặt in hóa đơn
Trước khi gửi mẫu cho đơn vị in, nên kiểm tra:
- Tên và thông tin doanh nghiệp.
- Logo, màu sắc thương hiệu.
- Khổ hóa đơn.
- Số liên.
- Loại giấy carbonless nếu cần sao chép.
- Số lượng quyển.
- Dãy số nếu có đánh số sẵn.
- Nội dung các cột hàng hóa.
- Vị trí chữ ký.
- Thông tin liên hệ.
Đặc biệt, nên duyệt mẫu trước khi in số lượng lớn để hạn chế sai sót.
Tân Phát nhận in hóa đơn theo yêu cầu
Bao bì Tân Phát nhận in hóa đơn 1 liên, 2 liên, 3 liên bằng giấy carbonless, hỗ trợ thiết kế theo kích thước, số liên, nội dung và quy cách đóng quyển.
Hotline: 098.111.6166 – 0913.131.929
Website: baobitanphat.vn
Địa chỉ: KM13 Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội
Một mẫu hóa đơn được thiết kế tốt cần đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết, bố cục rõ ràng, dễ ghi chép và thuận tiện quản lý. Với hóa đơn in theo quyển, doanh nghiệp nên xác định trước số liên, khổ giấy, nội dung và cách đánh số để đơn vị in tư vấn quy cách phù hợp.
